Prozessoptimierung beginnt nicht mit Software

Kaum ein Satz fällt in Schweizer KMU häufiger — und kaum einer führt öfter in die teuerste Sackgasse der Prozessoptimierung. Denn Software macht Abläufe schneller. Auch die schlechten.

Das Chaos in schnell

Ein Betrieb führt eine neue Branchensoftware ein. Sechs Monate später ist die Ernüchterung da: Die Fehler sind dieselben, nur wandern sie jetzt schneller durchs System. Die Doppelspurigkeiten sind dieselben, nur digital. Und neben der teuren Lösung lebt bereits die erste Excel-Liste, «weil das System das nicht richtig kann».

Was ist passiert? Der Betrieb hat einen ungeklärten Ablauf automatisiert. Vor der Einführung rapportierte jeder Mitarbeitende etwas anders — die Software hat diese Uneinheitlichkeit nicht beseitigt, sondern einzementiert und beschleunigt. Digitalisierte Unordnung bleibt Unordnung. Sie ist nur schwerer zu korrigieren, weil jetzt ein System darüber liegt.

Die richtige Reihenfolge

Prozessoptimierung hat eine natürliche Reihenfolge, und sie ist unbequem, weil ihr erster Schritt unspektakulär ist:

Erstens: den Ist-Ablauf sichtbar machen. Nicht, wie er im Handbuch steht — wie er wirklich läuft. Wer macht was, in welcher Reihenfolge, mit welchen Ausnahmen? Schon diese Aufnahme fördert meist Erstaunliches zutage: Drei Mitarbeitende, drei Varianten desselben Prozesses. Niemand hat es entschieden. Es ist einfach passiert.

Zweitens: den Ablauf bereinigen. Doppelarbeit raus, Ausnahmen entscheiden (welche gelten, welche nicht?), Zuständigkeiten klären, einen Standard festlegen. Das geht auf Papier, an einer Wand, mit den Beteiligten — und kostet ausser Zeit nichts.

Drittens — erst jetzt — das Werkzeug wählen. Ein sauberer Ablauf lässt sich in kurzer Zeit in fast jeder vernünftigen Software abbilden. Die Auswahl wird plötzlich einfach, weil klar ist, was das Werkzeug können muss. Und die Einführung hält, weil alle denselben Prozess meinen.

Woran Sie erkennen, dass die Reihenfolge verletzt wurde

Drei verlässliche Symptome: Erstens die Schattenlisten — überall, wo neben dem offiziellen System private Excel-Tabellen gepflegt werden, hat das System das Vertrauen verloren oder der Prozess war nie geklärt. Zweitens der Satz «Das System kann das nicht» — in der Mehrheit der Fälle kann das System es sehr wohl; es wurde nur um einen ungeklärten Ablauf herumkonfiguriert. Drittens gescheiterte frühere Anläufe: Wer schon zwei Systeme «erfolglos» eingeführt hat, hatte fast nie ein Softwareproblem.

Was das für Ihre Digitalisierung bedeutet

Die gute Nachricht: Wenn bei Ihnen ein Digitalisierungsprojekt stockt oder gescheitert ist, war das Geld für die Software selten das Hauptproblem — und die Lösung ist näher, als der nächste Anbieterwechsel vermuten lässt. Meist genügt es, EINEN Kernablauf sauber zu klären, um das vorhandene System plötzlich arbeiten zu sehen.

Die Probe aufs Exempel: Nehmen Sie den Ablauf, über den bei Ihnen am meisten geklagt wird, und lassen Sie ihn von zwei Mitarbeitenden unabhängig aufzeichnen. Wenn zwei verschiedene Bilder entstehen, wissen Sie, wo die Optimierung beginnt — und dass sie nicht im App-Store liegt.